Vijftien waterschappen gaan samenwerken op het gebied van e-HRM. Hiertoe is een start gemaakt door het gezamenlijk aanbesteden van het e-HRM/SA systeem.
De volgende waterschappen namen deel aan de Europese aanbesteding: Hollandse Delta, Peel en Maasvallei, Rijnland, Roer en Overmaas, Vallei en Veluwe, Groot Salland, Noorderzijlvest, Reest en Wieden, Rijn en IJssel, Vechtstromen, Zuiderzeeland, Aa en Maas, Brabantse Delta en De Dommel.
De opdracht
Het Waterschapshuis heeft Yellow Way de opdracht gegeven om de Nederlandse waterschappen te begeleiden bij het Europees aanbesteden van software voor HRM en salarisadministratie.
Vijftien waterschappen hebben uit naam van Het Waterschapshuis een niet-openbare aanbesteding gepubliceerd. Uit deze Europese aanbesteding is Workforce van ADP als winnaar naar voren gekomen.
ADP is minimaal voor vijf jaar partner van de deelnemende waterschappen en dit kan worden verlengd met vier maal één jaar. ADP begeleidt de waterschappen bij de implementatie, de uniformering, en het beheer en onderhoud van de aangeboden e-HRM/SA oplossing.
Middels de gevorderde e-HRM functionaliteiten kunnen de medewerkers van de deelnemende waterschappen via de online interface de eigen personeelszaken regelen, zover de interne processen en procedures dit toelaten. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het beheer van de persoonsgegevens, de gesprekscyclus, het individuele keuze budget, het aanvragen van verlof, het indienen van declaraties en ziekteverzuim.
Tijdens het volledige traject is er veel aandacht besteedt aan het draagvlak binnen de waterschappen zodat er richting de e-HRM markt met één stem werd gecommuniceerd. De zeven waterschappen die het traject vanaf de zijlijn bekeken, hebben middels de gesloten overeenkomst de mogelijkheid om in de toekomst alsnog aan te sluiten, afhankelijk van de individuele situatie.
Uniformeren
In het kader van uniformering hebben de waterschappen gesteld uniformiteit te willen brengen in enerzijds de software-inrichting tijdens de implementatie van de software en anderzijds tijdens de beheerfase, en de vastlegging hiervan in de software. Middels de implementatie draagt de software-inrichting zorg voor 80% uniformering van de HRM- en SA-processen, gebaseerd op het niet hebben van maatwerk en de best practices van de leverancier.
De overige 20% van de uniformering wordt tussen de waterschappen, en tussen de waterschappen en ADP afgestemd. Voor ieder waterschap is er een extra ingerichte uniformeringslaag waardoor, indien nodig, alsnog een specifieke werkwijze voor een individueel waterschap kan worden aangebracht. Door deze werkwijze doen zich voordelen voor die o.a. te maken hebben met de implementatiesnelheid, het harmoniseren van de arbeidsvoorwaarden, beheer, uitwisseling van personeel en meer.
Het resultaat
Door de aanschaf van het gezamenlijke e-HRM/SA systeem zijn de deelnemende waterschappen in staat kennis en mensen te delen. Samen kunnen zij op een zo uniform mogelijke manier het systeem inrichten en op de bijbehorende wijze samenwerken aan de HRM processen.
Naast de kwalitatieve resultaten hebben de waterschappen een gemiddelde jaarlijkse besparing van tientallen procenten gerealiseerd ten opzichte van het gestelde budget.
De meerwaarde van Yellow Way
Yellow Way heeft uitgebreide ervaring in het begeleiden en ondersteunen bij het Europees aanbesteden van HRM en salarisadministratiesystemen en andere geïntegreerde software oplossingen. Een breed scala aan overheidsorganisaties heeft reeds van deze dienstverlening gebruik gemaakt. Daarnaast is Yellow Way specialist in het optimaliseren van HRM processen, waardoor de gecombineerde kennis en ervaring tot een juiste inrichting leidt van uw HRM functie.
Het Waterschapshuis
Het Waterschapshuis is de regie- en uitvoeringsorganisatie voor de 23 waterschappen op het gebied van informatie- en communicatietechnologie. Zij bevorderen de samenwerking op het gebied van ICT tussen de waterschappen en de andere overheden die actief zijn in de watersector.