Contractimplementatie

Een implementatietraject heeft een grote impact op de organisatie en haar medewerkers. De veranderingen gaan gepaard met de introductie van een nieuw beleid en aanpassingen in de werkprocessen. Daarnaast legt een implementatie extra beslag op de veelal schaarse resources van afdelingen.

De inkoopadviseurs van Yellow Way kunnen uw organisatie begeleiden gedurende het gehele implementatietraject. Hierbij dragen wij zorg voor de aansturing van de leverancier, alsmede alle betrokken medewerkers. De implementatie wordt planmatig uitgevoerd en u ontvangt regelmatig voortgangsrapportages. Hierin wordt aangegeven welke knelpunten zich hebben voorgedaan en hoe deze zijn opgelost.

Om de implementatie in goede banen te leiden, wordt allereerst een implementatieplan gemaakt waarbij alle partijen worden betrokken. Tijdens de implementatie is ondersteuning nodig van de betrokken afdelingen binnen de organisatie. Een supportteam moet volledig op de hoogte zijn om vragen te kunnen beantwoorden en de leverancier moet worden aangestuurd. Knelpunten moeten snel worden opgelost om de belasting voor de organisatie tot een minimum te beperken.

Op onder andere de onderstaande elementen wordt de leverancier door Yellow Way scherp gehouden en gecontroleerd:

Algemeen

  • Nakomen van gemaakte afspraken;
  • Facturering en oplevering op basis van afspraken.

Voorbereiding implementatie

  • Het plan van aanpak;
  • Gedetailleerd projectplan en planning;
  • Opzet en bemanning van de projectorganisatie;
  • Opstellen van acceptatie documenten;
  • Rapportages;
  • Capaciteit en tijdsbesteding leverancier en organisatie;
  • Opleidingsplan (indien van toepassing).
Uitvoering van het project
  • Uitvoering van het plan van aanpak;
  • Naleving van de deadlines en uit te voeren activiteiten door de leverancier;
  • Naleving van de activiteiten door de organisatie;
  • Rapportages aan stuur- en werkgroepen;
  • Opleidingen.
Aanvullende activiteiten bij software implementatie
  • Inrichtingsdocumenten en conversieplan;
  • Inventarisatie en inrichtingsplan;
  • Opstellen van een testprotocol;
  • Technische acceptatie;
  • Kwaliteit van de conversie van gegevens;
  • Systeeminrichting en realisatie van koppelingen;
  • Testgegevens;
  • Acceptatietesten voor systeem en koppelingen;
  • Uitrol van de applicaties;
  • Schaduwdraaien.

 

Contact

Wilt u meer weten? Neem dan s.v.p. contact op met ons: 073 – 614 00 10 of via het contactformulier

Checklist aanvragen

Oplevering

Wij controleren of na realisatie aan alle gestelde eisen is voldaan. Is dit het geval, dan volgt de definitieve oplevering. De controle op de ingediende facturen is ook onze zorg, compleet met een betaaladvies. Servicecontracten nemen we optioneel voor u in beheer, zodat u er gedurende de looptijd van verzekerd bent dat de leverancier zijn afspraken nakomt.

Realisatie

Yellow Way bewaakt dit hele proces tot en met oplevering. U neemt steeds alle beslissingen maar gaat gewoon door met uw werk, terwijl ondertussen de uitvoering start. In deze fase houdt Yellow Way de touwtjes strak in handen. De werkzaamheden en de leveringen van materialen van en door verschillende partijen, stemmen wij op elkaar af. Het werk wordt gecontroleerd en waar nodig is begeleid. Regelmatig rapporteren wij over de voortgang en waar nodig overleggen wij met u. Wij zijn erbij!

Selectie partijen

Op basis van marktkennis en ervaring adviseert en ondersteunt Yellow Way u bij de selectie van specialisten en leveranciers. De offertes -op basis van PvE en definitief ontwerp- worden inhoudelijk en op prijs beoordeeld en met elkaar vergeleken. U krijgt vervolgens een offerteadvies. In de praktijk betekent dit het volgende; u bent zeker van dat het hele project van schilder tot aannemer, in vertrouwde handen is. Door onze expertise zijn wij in staat om bij leveranciers de optimale condities en prijzen te bedingen.

Ontwerp en planning

Wij zorgen voor een vlekkenplan, een schetsontwerp dat voldoet aan uw programma van eisen en dat aansluit op de ontwikkeling van uw situatie. In dit ontwerp wordt weergegeven hoe de afdelingen en algemene ruimten van uw organisatie het best verdeeld kunnen worden over de beschikbare oppervlakte. Daarna maakt de projectarchitect achtereenvolgens een voorlopig ontwerp, definitief ontwerp, werktekeningen en detailleringen. In deze fase maken wij ook een globale tijdsplanning voor het project en bewaken deze.

Programma van Eisen

Het is essentieel om de vraag naar nieuwe huisvesting eenduidig vast te leggen. De uitgangspunten, kwaliteitseisen, prestaties, ambities en wensen dienen vooraf duidelijk te zijn. Wij begeleiden u daarbij. Voldoet een pand aan uw huisvestingseisen? Past het bij uw organisatie? Is het flexibel genoeg om te krimpen of te groeien? Een paar vragen waaraan gedacht kan worden wanneer u opzoek bent naar geschikte huisvesting. Een gebouwbeoordeling biedt inzicht in deze vragen. Het opzetten van een projectplan en het maken van een vlekkenplan sluit aan op de gebouwbeoordeling.

Scan uw situatie

Om een goed beeld van uw situatie te krijgen, is een scan essentieel. Deze scan voeren wij gratis en vrijblijvend voor u uit. We komen bij u op locatie kijken, gaan het gesprek met u aan en nemen tekeningen en plattegronden van de oude en gewenste situatie door. In dit stadium verzamelen we veel informatie die we aan de hand van een checklist aan u terugkoppelen. Dit is de eerste stap naar volledige ontzorging!