Contract- en leveranciersmanagement

Om te voorkomen dat er na het sluiten van een overeenkomst zaken extra in rekening worden gebracht die hier goed beschouwd onderdeel van uitmaken is het belangrijk om tijdens en na het implementatietraject contract- en leveranciersmanagement uit te voeren.

Inzicht in kosten en prestaties

De feitelijke kosten en efficiency van uw faciliteiten zijn af te lezen uit de door de leverancier, periodiek, opgeleverde Service Level Agreement (SLA) rapportages en facturen. In de praktijk blijkt echter dat veel organisaties op dit gebied een groot aantal vragen stellen:

  • We hebben geen inzicht in de feitelijke kosten;
  • We hebben geen inzicht in onze eigen contractuele verplichten en in die van onze leverancier(s);
  • We hebben geen up-to-date SLA;
  • Onze SLA wordt niet gemanaged (rapportage verdwijnt in de la);
  • Onze eigen prestaties en die van onze leverancier(s) worden niet gemeten;
  • Er is geen of beperkte tussentijdse bijsturing.

De inkoopadviseurs van Yellow Way kunnen u ondersteunen bij het verkrijgen van inzicht in de bovenstaande punten en bij het nemen van daarop gebaseerde maatregelen. Hierdoor krijgt u grip op de leveranciersprestatie en op de kosten. Tevens wordt de gebruikerstevredenheid vergroot.

Binnen het contract- en leveranciersmanagement voert Yellow Way verschillende werkzaamheden voor u uit.

Contractbeheer

Goed contractbeheer geeft u de zekerheid dat u krijgt waar u recht op heeft en dat u daar niet teveel voor betaalt. Periodiek wordt de status van relevante contracten beoordeeld:

  • Is er overlap tussen contracten of zijn sommige zaken niet goed afgedekt?
  • Waartoe is de leverancier contractueel verplicht en houdt hij zich hieraan?
  • Wat is de resterende looptijd van het contract?
  • Loont het om het contract open te breken of is het verstandig om te verlengen?

Factuurcontrole

Afhankelijk van de aard van uw contracten ontvangt u periodiek facturen betreffende de afgenomen producten en/of dienstverlening. In de praktijk blijkt dat deze facturen vaak niet op juistheid worden gecontroleerd. Dit omdat het vaak moeilijk is om onderliggende data beschikbaar te krijgen en vaak niet bekend is welke kosten volgens het contract gefactureerd mogen worden. Regelmatige controle van ontvangen facturen en goede kennis van de contractuele voorwaarden zorgen ervoor dat u alleen de kosten betaalt waartoe u contractueel verplicht bent en dat die kosten overeenkomen met het daadwerkelijke verbruik.

Storingsrapportages

Afhankelijk van het contract ontvangt u periodiek, van de leverancier, storingsrapportages en rapportages over onder andere de bereikte beschikbaarheidsgraad van de afgenomen diensten en/of producten. Regelmatige controle en analyse van deze gegevens kan zeer nuttige informatie opleveren.

Rapportages

De gegevens uit de door de leverancier gegenereerde rapportages worden door Yellow Way periodiek geanalyseerd, gecontroleerd en verwerkt in een managementrapportage. Wij geven op basis van de gegevens pro-actief advies om tot een optimale dienstverlening met de leverancier te komen en communiceren dit namens u door aan de leverancier.

Yellow Way kan u op het gebied van contract- en leveranciersmanagement het volgende bieden:

  • Scan contractbeheersituatie;
  • Opleiding contractmanagement;
  • Inrichting contractbeheer;
  • Inrichting contractmanagement;
  • Seminar contractmanagement;
  • Uitbesteden contractbeheer.

Contact

Wilt u meer weten? Neem dan s.v.p. contact op met ons: 073 – 614 00 10 of via het contactformulier

Checklist aanvragen

Oplevering

Wij controleren of na realisatie aan alle gestelde eisen is voldaan. Is dit het geval, dan volgt de definitieve oplevering. De controle op de ingediende facturen is ook onze zorg, compleet met een betaaladvies. Servicecontracten nemen we optioneel voor u in beheer, zodat u er gedurende de looptijd van verzekerd bent dat de leverancier zijn afspraken nakomt.

Realisatie

Yellow Way bewaakt dit hele proces tot en met oplevering. U neemt steeds alle beslissingen maar gaat gewoon door met uw werk, terwijl ondertussen de uitvoering start. In deze fase houdt Yellow Way de touwtjes strak in handen. De werkzaamheden en de leveringen van materialen van en door verschillende partijen, stemmen wij op elkaar af. Het werk wordt gecontroleerd en waar nodig is begeleid. Regelmatig rapporteren wij over de voortgang en waar nodig overleggen wij met u. Wij zijn erbij!

Selectie partijen

Op basis van marktkennis en ervaring adviseert en ondersteunt Yellow Way u bij de selectie van specialisten en leveranciers. De offertes -op basis van PvE en definitief ontwerp- worden inhoudelijk en op prijs beoordeeld en met elkaar vergeleken. U krijgt vervolgens een offerteadvies. In de praktijk betekent dit het volgende; u bent zeker van dat het hele project van schilder tot aannemer, in vertrouwde handen is. Door onze expertise zijn wij in staat om bij leveranciers de optimale condities en prijzen te bedingen.

Ontwerp en planning

Wij zorgen voor een vlekkenplan, een schetsontwerp dat voldoet aan uw programma van eisen en dat aansluit op de ontwikkeling van uw situatie. In dit ontwerp wordt weergegeven hoe de afdelingen en algemene ruimten van uw organisatie het best verdeeld kunnen worden over de beschikbare oppervlakte. Daarna maakt de projectarchitect achtereenvolgens een voorlopig ontwerp, definitief ontwerp, werktekeningen en detailleringen. In deze fase maken wij ook een globale tijdsplanning voor het project en bewaken deze.

Programma van Eisen

Het is essentieel om de vraag naar nieuwe huisvesting eenduidig vast te leggen. De uitgangspunten, kwaliteitseisen, prestaties, ambities en wensen dienen vooraf duidelijk te zijn. Wij begeleiden u daarbij. Voldoet een pand aan uw huisvestingseisen? Past het bij uw organisatie? Is het flexibel genoeg om te krimpen of te groeien? Een paar vragen waaraan gedacht kan worden wanneer u opzoek bent naar geschikte huisvesting. Een gebouwbeoordeling biedt inzicht in deze vragen. Het opzetten van een projectplan en het maken van een vlekkenplan sluit aan op de gebouwbeoordeling.

Scan uw situatie

Om een goed beeld van uw situatie te krijgen, is een scan essentieel. Deze scan voeren wij gratis en vrijblijvend voor u uit. We komen bij u op locatie kijken, gaan het gesprek met u aan en nemen tekeningen en plattegronden van de oude en gewenste situatie door. In dit stadium verzamelen we veel informatie die we aan de hand van een checklist aan u terugkoppelen. Dit is de eerste stap naar volledige ontzorging!