Pilot binnen P&O aangaande het ontdekken en ervaren van een lean transformatie
RIBW Nijmegen & Rivierenland heeft ontdekt waarom en hoe een lean transformatie bijdraagt aan de optimalisatie van de P&O processen. De P&O afdeling heeft de afgelopen maanden met toewijding gewerkt aan het zo efficiënt en effectief mogelijk inrichten van de eigen afdeling middels continu verbeteren.
De P&O afdeling heeft zich uitgesproken om de komende jaren, middels het verhogen van het eigen verbeterpotentieel, aansluiting na te streven bij het principe van zelforganisatie dat in het primaire proces van RIBW Nijmegen en Rivierenland is geïmplementeerd. Om hier op aan te sluiten is het belangrijk om de afdeling P&O te motiveren om te optimaliseren, en te leren een continu verbeteromgeving te creëren en in stand te houden. Op deze wijze is het mogelijk om de interne klant, en daarmee de cliënt, steeds beter en sneller te bedienen.
Voordat gestart werd met de procesoptimalisatie, heeft er een analyse plaatsgevonden. De speerpunten welke naar voren kwamen uit deze analyse betroffen het voor de personeelsadministratie, salarisadministratie en het personeelsbeheer op orde brengen van de basis, efficiënter werken en het borgen van het principe ‘first-time-right’.
Om inzicht te krijgen in het eigen verbeterpotentieel zijn zogenaamde dagstarts en kaizen bijeenkomsten onderdeel geworden van het reguliere werk. Na verloop van tijd ontstond, gebaseerd op de behoefte van de betrokken medewerkers, een continu verbeteromgeving waarin middels verbinding van de backoffice en frontoffice van P&O tot proceseigenaren kon worden gekomen en processen in kaart zijn gebracht, beschreven en slimmer ingericht.
Er is ook gezocht naar rolverduidelijking en synergie tussen de backoffice en de frontoffice van de afdeling. Middels een helpdesk zijn hier stappen in genomen, zodat opdrachten en/of verzoeken vanuit de klant (lees: medewerkers vanuit de gehele organisatie) gecentraliseerd de afdeling bereiken. Vanuit de helpdesk worden de verzoeken vervolgens toebedeeld aan de juiste collega, en tijdig en juist opgelost.
De P&O afdeling is nu zo ver dat ze zelfstandig continu kunnen blijven verbeteren en streven naar perfectie. De grootste uitdaging betreft het gewoonweg aan de slag gaan en volhouden. Met andere woorden: discipline. Discipline is hetgeen waardoor een lean transformatie kan slagen of falen, ook nadat de (externe) consultant minder betrokken is. Discipline die overigens wel leidt tot meer werkplezier, een grotere betrokkenheid en meer vertrouwen in elkaar.
RIBW Nijmegen & Rivierenland
De RIBW Nijmegen & Rivierenland is de expert in de begeleiding van mensen met een ernstige psychiatrische aandoening (EPA). Als het gaat om wonen, dagbesteding en werk. Zij begeleiden met zo’n 550 professionele en betrokken medewerkers circa 1.700 cliënten, in het werkgebied rond Nijmegen en Tiel.
Meer informatie over RIBW Nijmegen en Rivierenland is te vinden op de website: www.ribw-nijmegenrivierenland.nl.
