Inkoopscan SW bedrijven

In toenemende mate wordt voor SW bedrijven naast het voorzien van werk aan mensen met een arbeidsbeperking, de ontwikkeling van die mensen van belang; het zogenoemde leerwerkbedrijf. Om talentontwikkeling en training te bieden, is een financieel gezonde organisatie noodzakelijk. De verantwoordelijkheden worden gedecentraliseerd naar gemeenten, waardoor zij rechtstreeks de besteding van het budget dienen te verantwoorden. De behoefte aan mogelijkheden om te sturen op kosten neemt hierdoor toe.

Inkoop bij SW bedrijven

In het sturen op kosten speelt inkoop een belangrijke rol. Immers, bij inkoop gaat het in essentie om alles waar een factuur tegenover staat. Van de inkoopfunctie wordt steeds meer gevraagd om een heldere visie en een meetbare toegevoegde waarde. Hierdoor kan de bijdrage van de inkoopfunctie aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen worden vastgelegd. Cedris heeft deze doelstelling reeds in gang gezet door het gezamenlijk inkopen voor overkoepelende producten en diensten. Echter, ook binnen de SW bedrijven zelf is inkoop verder te ontwikkelen. Inzicht in wie wat inkoopt, voor welke bedragen dit gebeurt, hoeveel er wordt ingekocht en bij welke leveranciers is bepalend in hoe efficiënt de inkopen worden uitgevoerd. Bovendien kan zo gericht worden gestuurd om tot de benodigde kostenbesparingen te komen.

Inkoopscan
Om deze reden is het van belang de eigen inkoopfunctie onder de loep te nemen. In navolging op de inkoopscan bij SW bedrijven Delta en Permar heeft Yellow Way begin 2010 ook een inkoopscan afgerond bij SW bedrijf Pauw bedrijven. Wat deze inkoopscan zo aantrekkelijk maakt is dat het in een kort tijdsbestek inzichtelijk maakt hoe de inkooporganisatie ervoor staat. Doordat Yellow Way de inkoopfunctie niet alleen kwantitatief maar ook kwalitatief benadert, ontstaat er een goed beeld van het inkoopproces en krijgen organisaties controle over hun inkopen.

Kwantitatieve deel inkoopscan
De kwantitatieve analyse is gericht op het onderzoeken van het totale inkoopvolume en het aantal leveranciers. Daarnaast worden de inkopen ingedeeld in productgroepen en wordt de mate van inkoopbundeling bepaald. Met behulp van  een commodity analyse wordt vervolgens onderzocht welke afdelingen welke inkopen doet. Tenslotte wordt bekeken welke inkoopstrategieën het beste aansluiten bij de productgroepen.

Kwalitatieve deel inkoopscan
Het doel van de kwalitatieve analyse is te bepalen in welke fase van inkoop-ontwikkeling de inkoopfunctie zich bevindt. Middels interviews met diverse mensen binnen de organisatie wordt de status van de huidige inkoopfunctie bepaald op 7 pijlers. De uitkomst wordt vervolgens grafisch weergegeven in een spinnenweb, waarbij naast de huidige uitkomst ook de ambitie is ingetekend, zodat direct duidelijk is wat ‘gap to fill’ is. Het ambitieniveau wordt door de opdrachtgever zelf bepaald, zodat deze ook altijd in afstemming is met de  organisatiedoelen. In deze ambitiebepaling biedt Yellow Way de opdrachtgever wel richting; ze geeft aan welke mogelijkheden er zijn en wat een verdere professionalisering van de inkoopfunctie inhoudt voor de opdrachtgever.

Conclusies

Uit de analyses die bij de SW bedrijven hebben plaatsgevonden zijn een aantal gemeenschappelijke uitkomsten naar voren gekomen. Zo waren de inkopen veelal decentraal georganiseerd, versnipperd door de organisatie. In een aantal gevallen ontbrak het aan duidelijke inkoopprocessen waarbij de rollen, taken en verantwoordelijkheden niet helder waren. Een planning en concrete inkoop-doelstellingen zouden nog verder ontwikkeld kunnen worden. Yellow Way ontdekt een groeiende ambitie bij de SW bedrijven om naast focus op de prijs, ook service en kwaliteit mee te nemen. Ook is er een toenemende behoefte aan contract- en leveranciersmanagement.

Ambitie
Vanuit de uitkomsten van deze analyses kan de eerste stap worden gezet om de inkooporganisatie verder te professionaliseren naar het gewenste ambitieniveau. De scan wordt dan ook afgesloten met een verbetervoorstel waarin concrete oplossingen worden geboden om dit ambitieniveau te realiseren. De verbetervoorstellen bij Delta en Permar waren met name gericht op het inrichten van duidelijke inkoopprocessen, het opstellen van een inkoopplan en het ontwerpen van standaard sjablonen. Ook is geadviseerd inkopen te bundelen waar mogelijk, zodat zo laag mogelijke integrale kosten kunnen worden bereikt.

Professionalisering
De meerwaarde van de scan zit in het inzichtelijk maken van de huidige stand van zaken. Bedreigingen en kansen worden helder. Alleen vanuit dit inzicht is verbetering mogelijk. Wat het uitvoeren van de inkoopscan voor Yellow Way zo interessant maakt, is de aanwezigheid van een sterke ondernemersgeest binnen de SW bedrijven; mensen willen aanpakken, stappen voorwaarts maken. Deze houding maakt professionalisering ook daadwerkelijk mogelijk.

Startpunt
De inkoopscan is dan ook een uitstekend startpunt in de ambitie de inkoopfunctie verder te ontwikkelen. Vanuit de aangereikte verbetervoorstellen stelt Yellow Way een implementatieplan op om het besparingspotentieel ook daadwerkelijk te realiseren.