De ontwikkelingen door de jaren heen op het gebied van HRM en Salarisadministratie blijven complex en dynamisch, onder andere door de toenemende zorgplicht en opgelegde veranderingen vanuit de fiscus. Het gevolg is een stijgende vraag naar flexibele, geïntegreerde systemen die in staat zijn deze complexiteit te managen Daarbij dienen deze systemen het gehele proces van HRM en salarisadministratie te ondersteunen; van invoer van een nieuwe medewerker en competentiemanagement tot en met salarisspecificatie en salarisbetaling.
Beperkte ruimte?
Met name daar waar het inkooptrajecten in de (semi-)publieke sector betreffen, kan het succesvol uitzetten van marktvragen naar dergelijke systemen complex zijn. Het opstellen van het Programma van Eisen en Wensen heeft een specialistisch en niet-tastbaar karakter die typerend is voor software aanbestedingen. Het is bijna onmogelijk om complexe applicaties voorafgaand aan implementatie volledig te specificeren. In de praktijk komt namelijk gaandeweg het voortschrijdend inzicht om de hoek kijken. Dat kan vervelend zijn, maar hier is op verschillende manieren op te anticiperen.
Het juiste proces
Hoe komt u tot een volledig, transparant en proportioneel bestek, zonder dat (onbedoeld) naar een bepaalde leverancier wordt toegeschreven? Er zijn een aantal mogelijkheden:
- Gebruik inzichten van andere organisaties waar recent vergelijkbare trajecten gespeeld hebben. Let er hierbij wel op dat u kritisch kijkt in hoeverre deze inzichten ook relevant zijn voor uw eigen organisatie.
- Minimaliseer uw achterstand in kennis ten opzichte van de markt door optimaal gebruik te maken van de communicatie mogelijkheden die door de aanbestedingsrichtlijnen geboden worden. Organiseer een marktconsultatie en creëer in de inschrijffase de mogelijkheid tot het inplannen van een pre-bid meeting.
- Bij zeer complexe aanbestedingstrajecten is het in specifieke gevallen mogelijk om te kiezen voor een zogenaamde concurrentiegerichte dialoog. Deze procedure biedt maximale ruimte aan inschrijvers om mee te denken in de totstandkoming van de te kiezen oplossing.
Daarnaast behoren marktkennis en goed begrip van het aanbestedingsproces uiteraard tot de noodzakelijke ingrediënten om met bovenstaande uitdagingen om te kunnen gaan.
Onze expertise
Yellow Way Consultancy B.V. heeft uitgebreide ervaring in het begeleiden en ondersteunen bij het Europees Aanbestedingen van HRM en salarisadministratiesystemen en andere geïntegreerde software oplossingen. Enkele recente projecten in dit kader betreffen de Europese Aanbesteding van een geïntegreerd HRM en salarisadministratiesysteem ten behoeve van ROC de Leijgraaf, Slachtofferhulp Nederland, diverse Waterschappen en Avans Hogeschool.