Yellow Way optimaliseert het bestelproces van de afdeling financiën van een groot ROC.
De organisatie heeft zich als doel gesteld zijn team zelf haar procesverstoringen weg te laten nemen in het “purchase to pay” proces en dit proces vergaand te professionaliseren. Yellow Way heeft verbetersessies gecoördineerd op basis van de Yellow Way leantoolbox en brown paper sessies.
In een gestructureerde opzet is samen met de medewerkers van de afdeling financiën en inkoop het bestelproces geanalyseerd en is er een inventarisatie gemaakt van de verstoringen binnen dit proces. De verstoringen zijn vervolgens gecategoriseerd en geprioriseerd om onderscheid te maken tussen quick wins en de projecten voor op de langere termijn. De medewerkers van de afdeling zijn zich hierdoor meer bewust geworden van hun rol binnen de totale bedrijfsprocessen en de mogelijkheden die zij zelf hebben om verbeteringen door te voeren. Vervolgens is ervoor gekozen om de grootste projecten eerst aan te pakken. Het “purchase to pay” proces is onder andere geanalyseerd en hiervoor is een aangepast proces ontworpen.
De Yellow Way aanpak
Het project bestond uit 4 fases:
1. Project start up
In de eerste fase is de definitieve keuze voor het te behandelen proces gemaakt. De teams die deelnemen aan de sessies zijn samengesteld en de projectorganisatie en -planning zijn vastgesteld.
2. Inventarisatie: verbetersessie
Tijdens de verbetersessies zijn de processtappen doorgenomen en zijn de knelpunten benoemd, toegelicht en gestructureerd.
3. Optimalisatie van de processen
In de derde fase zijn de resultaten van de verbetersessies besproken en zijn de knelpunten gecategoriseerd op effort en impact. Tevens is er een planning opgesteld voor de grotere verbeterpunten en zijn verantwoordelijkheden benoemd voor de quick wins en projecten.
4. Implementatie van de processen
In de laatste fase is een implementatieplan opgesteld en wordt de implementatie uitgevoerd.