Yellow Way heeft ROC Zeeland en ROC Westerschelde ondersteund bij de vervanging van het bestaande kernregistratiesysteem nOISe door middel van een Europese aanbesteding.
ROC Zeeland en ROC Westerschelde hebben enige tijd geleden de intentie uitgesproken te fuseren. Op de fusie vooruitlopend is besloten om samen de vervanging van het bestaande DRS vorm te gaan geven middels een Europese aanbesteding volgens de openbare procedure. ROC Zeeland trad namens beide ROC’s op als opdrachtgever. Voor de beide ROC’s is een betrouwbaar systeem voor het vastleggen van de onderwijsprocessen en de registratie van de voortgang in de leerloopbaan van de cursisten essentieel.
De belangrijkste redenen om het bestaande deelnemer registratie systeem te vervangen waren de (toekomstige) veranderingen in het onderwijs en het feit dat het bestaande systeem niet meer voldoet aan de technologische ontwikkelingen. Inmiddels is een geschikt vervangend systeem gevonden.
Yellow Way heeft uitgebreide ervaring in het begeleiden en ondersteunen bij het Europees aanbesteden van kernregistratiesystemen en andere complexe ICT applicaties. Enkele projecten in dit kader binnen ROC’s betreffen de Europese aanbestedingen van een kernregistratiesysteem voor deelnemersgegevens ten behoeve van ROC de Leijgraaf, een Deelnemer Informatie Systeem ten behoeve van Onderwijsgroep Tilburg en een E-Hrm / salarissysteem ten behoeve van ROC de Leijgraaf.
Nico Boom, Informatie Manager ROC Zeeland: “Ik ben erg tevreden, het traject is goed begeleid, Yellow Way is een professionele, bekwame partner met een proactieve houding en denkt goed mee.”
Achtergrond
De ontwikkelingen in onderwijsland hebben de afgelopen jaren niet stil gestaan. Dit geldt met name voor de beroepsonderwijs en volwasseneneducatie (BVE) sector. De flexibilisering en differentiatie in deze sector kunnen het ondersteunende ICT systeem, de inrichting en de Europese Aanbesteding ervan bijzonder complex maken.
Wat is een kernregistratiesysteem?
Een KRD registreert en beheert de kerngegevens van onderwijsinstellingen en stelt deze beschikbaar aan andere systemen. In het KRD zijn onder andere identiteitbeheer, diplomering, loopbaan, analyse van aan- en afwezigheid en documentbeheer opgenomen.
Op initiatief van een dertiental onderwijsinstellingen is enkele jaren geleden Stichting Triple A in het leven geroepen, onder wiens leiding in 2008 het functioneel ontwerp van het applicatielandschap van een kernregistratiesysteem is uitgewerkt. Inmiddels heeft een overdracht van het Triple A gedachtengoed naar saMBO~ICT plaatsgevonden.
Europese aanbesteding
Dat er tot nu toe veel kennis en ervaring is opgedaan met kernregistratiesystemen, betekent helaas niet dat het door middel van een Europese aanbesteding in de markt zetten van een dergelijk systeem een eenvoudige opgave is. Daar zijn een tweetal redenen voor.
Ten eerste kan het opstellen van het Programma van Eisen en Wensen complex zijn. Dit komt vooral door het specialistische en niet-tastbare karakter van ICT aanbestedingen. Men moet er dan ook voor waken dat niet (mogelijk zelfs onbedoeld) wordt toegeschreven naar een bepaalde leverancier. De vertaling van klantvraag naar een Programma van Eisen en Wensen dient daarom zorgvuldig te gebeuren.
Een tweede factor betreft het contract. De keuzes uit het Programma van Eisen en Wensen dienen zorgvuldig te worden vertaald in de contracten. Door de relatief hoge implementatiekosten en de omvangrijke implementatiefase is het bovendien wenselijk om met langlopende contracten te werken. Naarmate de duur van de overeenkomst toeneemt, nemen daarmee ook de contractwaarde en het samenwerkingsrisico toe.
Conclusie
De complexiteit van het Europees Aanbesteden van kernregistratiesystemen maakt dat het belang van het voortraject niet onderschat kan worden. Het Programma van Eisen en Wensen dient volledig, transparant, niet-discriminerend en proportioneel te zijn en het dient te leiden tot inschrijvingen die objectief beoordeeld kunnen worden. Marktkennis en materiedeskundigheid zijn noodzakelijke ingrediënten om dit voor elkaar te krijgen.
Goede contractdocumenten zijn essentieel om de wederzijdse lange termijn verwachtingen en verplichtingen voldoende expliciet te maken. Daarnaast zijn ze onontbeerlijk om het hoofd te kunnen bieden aan de diverse risico’s die verbonden zijn aan deze trajecten.