Op het eerste gezicht lijken onderwijsprocessen wellicht weinig complex. Niets is minder waar. Het goed organiseren van onderwijsprocessen gaat veel verder dan het maken van een lesrooster en het bijhouden van een cijferlijst.
Achtergrond
De ontwikkelingen in onderwijsland hebben de afgelopen jaren niet stil gestaan. Dit geldt met name voor de beroepsonderwijs en volwasseneneducatie (BVE) sector. De flexibilisering en differentiatie in deze sector kunnen het ondersteunende ICT systeem, de inrichting en de Europese Aanbesteding ervan bijzonder complex maken.
Wat is een kernregistratiesysteem?
De ontwikkelingen in de BVE-sector hebben gevolgen ten aanzien van de eisen en wensen van de gehele applicatiearchitectuur van onderwijsinstellingen. Het is dan ook niet verwonderlijk dat ook de gerelateerde software oplossingen zich de afgelopen jaren in hoog tempo hebben ontwikkeld. Bijvoorbeeld voor wat betreft de kernregistratie van deelnemersgegevens (KRD). Een KRD registreert en beheert de kerngegevens van onderwijsinstellingen en stelt deze beschikbaar aan andere systemen. In het KRD zijn onder andere identiteitbeheer, diplomering, loopbaan, analyse van aan- en afwezigheid en documentbeheer opgenomen.
Op initiatief van een dertiental onderwijsinstellingen is enkele jaren geleden Stichting Triple A in het leven geroepen, onder wiens leiding in 2008 het functioneel ontwerp van het applicatielandschap van een kernregistratiesysteem is uitgewerkt. Doordat zowel de specificaties als de financiële en juridische voorwaarden inmiddels goed in kaart zijn gebracht, is er ook meer bekend over de te volgen aanbestedingsprocedure en de te hanteren spelregels.
Vraag en aanbod
De markt van aanbieders is inmiddels in een volgende fase terecht gekomen. De leveranciersmarkt voor dit soort specifieke applicaties kent inmiddels enkele zeer gespecialiseerde spelers met beproefde oplossingen.
Europese aanbesteding
Dat er tot nu toe veel kennis en ervaring is opgedaan met kernregistratiesystemen, betekent helaas niet dat het door middel van een Europese aanbesteding in de markt zetten van een dergelijk systeem een eenvoudige opgave is. Daar zijn een tweetal redenen voor.
Ten eerste kan het opstellen van het Programma van Eisen en Wensen zeer complex zijn. Dit komt vooral door het specialistische en niet-tastbare karakter van ICT aanbestedingen. Men moet er dan ook voor waken dat niet (mogelijk zelfs onbedoeld) wordt toegeschreven naar een bepaalde leverancier. Dit is uiteraard in strijd met de algemene beginselen van aanbestedingsrecht. De vertaling van klantvraag naar een Programma van Eisen en Wensen dient dan ook zeer zorgvuldig te gebeuren.
Een tweede factor betreft het contract. Door de relatief hoge implementatiekosten en de omvangrijke implementatiefase is het wenselijk om met langlopende contracten te werken. Naarmate de duur van de overeenkomst toeneemt, nemen daarmee uiteraard ook de contractwaarde en het samenwerkingsrisico toe. Daarnaast moeten de keuzes uit het Programma van Eisen en Wensen worden doorvertaald in de contracten, wat voor extra complexiteit kan zorgen.
Als bijvoorbeeld wordt gekozen voor een oplossing op basis van SaaS (Software as a Service), dan dient deze keuze doorvertaald te worden in onder andere de contractbepalingen over beveiliging van gegevens en data eigendom.
Conclusie
De complexiteit van het Europees Aanbesteden van kernregistratiesystemen, maakt dat het belang van het voortraject niet onderschat kan worden. De twee grootste inhoudelijke uitdagingen in het voortraject zijn enerzijds het opstellen van het Programma van Eisen en Wensen en anderzijds het opstellen van de bijbehorende contracten.
Het Programma van Eisen en Wensen dient volledig, transparant en proportioneel te zijn, zonder dat (onbedoeld) naar een bepaalde leverancier wordt toegeschreven en het dient te leiden tot inschrijvingen die objectief beoordeeld kunnen worden. Marktkennis en materiedeskundigheid zijn noodzakelijke ingrediënten om dit voor elkaar te krijgen.
Goede contractdocumenten zijn essentieel om de wederzijdse lange termijn verwachtingen en verplichtingen voldoende expliciet te maken. Daarnaast zijn ze onontbeerlijk om het hoofd te kunnen bieden aan de diverse risico’s die verbonden zijn aan deze trajecten.
Onze expertise
Yellow Way Consultancy B.V. heeft uitgebreide ervaring in het begeleiden en ondersteunen bij het Europees aanbesteden van kernregistratiesystemen en andere complexe ICT applicaties. Projecten in dit kader betreffen de Europese aanbesteding van een kernregistratiesysteem voor deelnemersgegevens ten behoeve van ROC de Leijgraaf en ROC Zeeland/Westerschelde, en de Europese aanbesteding van een Deelnemer Informatie Systeem ten behoeve van Onderwijsgroep Tilburg.