Thuis ben ik een multimediasysteem aan het installeren. Daarbij verbind ik mijn stereo, pc en televisie met een multimediacenter. Mijn doel: overal in huis luisteren naar muziek en kijken naar films vanuit één medium. Helaas gaat het installeren niet vanzelf! Net zoals in bedrijfsprocessen geldt “The right process will produce the right results”. Met behulp van de handleiding moet ik de juiste stappen in de juiste volgorde uitvoeren om het geheel aan de praat te krijgen. Dit principe geldt ook voor inkoopprocessen.
Toegevoegde waarde
Voor mij is de definitie van een goed inkoopproces: “de eindklant zo veel mogelijk toegevoegde waarde leveren”. Anders gezegd: zo min mogelijk niet-toegevoegde waarde. Daarbij denk ik allereerst aan wachttijd. Als er minder wachttijd is in het inkoopproces, verloopt het proces namelijk sneller, wat vervolgens weer zorgt voor meerwaarde voor de klant. Deze wachttijd kan zitten in het zoeken naar de juiste sjablonen. Hoe beter deze gerangschikt en geregistreerd zijn, hoe sneller ze gevonden kunnen worden!
Een ander voorbeeld van niet-toegevoegde waarde is beweging. Zo krijg je meer beweging als er meer actoren zijn in het inkoopproces. Daar wordt het proces niet alleen complexer van; beslissingen laten langer op zich wachten en hoe meer beweging, hoe meer potentiële wachttijd. In het inkoopproces kun je hierbij specifiek denken aan het bestelproces: hoe meer mensen hun fiat moeten geven aan de bestelling, hoe groter de kans is dat er vertraging wordt opgelopen. Minder beweging leidt tot een proces met meer toegevoegde waarde.
Tenslotte is ook in de uitvoering van inkoopactiviteiten het juiste proces belangrijk. Om terug te komen op de sjablonen: hoe meer er gewerkt wordt met sjablonen en deze duidelijk aanwezig zijn, hoe sneller standaardactiviteiten afgerond kunnen worden. Daarbij kan je denken aan RFI’s, RFP’s en standaard overeenkomsten.
Resultaat
Het resultaat van een optimaal proces is het krijgen van grip op prestaties. Zo ook bij mijn nieuwe multimediacenter. Nu ik geen stappen heb overgeslagen loopt het als een zonnetje. Alles onder controle dus
Lars Bakker
Commercieel Manager
Ga naar www.yellowway.nl/diensten voor meer informatie over Yellow Way en haar diensten.
Mail larsbakker@yellowway.nl als je wilt weten wat ik voor je kan doen.