Ik ben gek op gadgets en nieuwe apparatuur. Organisaties weten wij mij altijd weer te verbazen met de mogelijkheden en uitdagingen, die sommige apparaten en gadgets bieden. Organisaties doen dat uiteraard niet alleen om mij een plezier te doen; zij vernieuwen en innoveren continu om te kunnen overleven in de markt. Het doel: de klant optimaal bedienen en de concurrentie een stap voor zijn. Deze combinatie leidt tot winstmaximalisatie.
Innovatie in overheidsland
Binnen de publieke sector was innovatie lange tijd minder belangrijk, maar de laatste jaren geven overheidsorganisaties steeds meer het goede voorbeeld. Via Internet kunnen we afspraken maken met de burgerbalie, gemeenten stimuleren het terugwinnen van warmte uit de bodem en de meeste overheidsorganisaties gaan of zijn inmiddels over op het flexibele officeconcept.
Een andere belangrijke innovatie binnen de overheid zijn de Shared Service Centers (SSC’s). Het doel van het opzetten van deze organisaties is tweeledig: het efficiënter én beter bedienen van (interne) klanten.
Managen van complexiteit
Het opzetten een SSC kan een uiterst complex proces zijn. Het proces begint met het formuleren van een gedeelde visie en missie voor het SSC, dat aansluit bij de geformuleerde visies en missies van de eigen organisaties en afdelingen. Dat geldt tevens voor de te vormen strategie van het SSC ten opzichte van de bestaande richting van de eigen organisatie of afdeling. Hierbij komen bijvoorbeeld aan de orde welke specifieke doelstellingen er zijn voor het SSC, welke diensten geheel of gedeeltelijk opgaan in het SSC en de verhoudingen tussen de verschillende organisaties of afdelingen in de nieuwe samenwerkingsvorm. Als dit duidelijk is kan vervolgens verder nagedacht worden over de uitgangspunten voor de inrichting van het SSC.
Bij het inrichten is het van belang dat de processen van het SSC gestroomlijnd worden en goed aansluiten op de bestaande processen. Ondersteunend aan die processen zijn vervolgens de systemen, die bij bijvoorbeeld e-procurement of e-hrm niet alleen uitgerold dienen te worden bij het SSC, maar ook in de moederorganisaties. Ten aanzien van de bemensing is het raadzaam zorgvuldig te screenen op de benodigde en aanwezige competenties van de medewerkers voor de nieuwe organisatie. Bijvoorbeeld als het gaat om klantgerichtheid.
De rol van inkoop
Vaak is het uitbesteden van de inkoopfunctie een van de eerste diensten waar men aan denkt bij het opzetten van een SSC. Dit komt omdat er voor de hand liggende voordelen zijn, zoals het vergroten van inkoopmacht en –kracht door bundeling van volume en het opzetten van gezamenlijk inkoopbeleid.
Omdat inkopers/inkoopadviseurs vaak al beschikken over de benodigde competenties (relatiegericht, communicatief, gewend om samen te werken) om een lokale of regionale samenwerking vorm te geven, kan inkoop de ambassadeur, promotor zijn in de beginfase van een SSC. De inkoopsuccessen liggen meestal voor het oprapen!
Jaap van Leeuwen
Senior Consultant
Ga naar www.yellowway.nl/diensten voor meer informatie over Yellow Way en haar diensten.
Mail jaapvanleeuwen@yellowway.nl als je wilt weten wat ik voor je kan doen.