Contract- en leveranciersmanagement

Om te voorkomen dat er na het sluiten van een overeenkomst zaken extra in rekening worden gebracht die hier goed beschouwd onderdeel van uitmaken is het belangrijk om tijdens en na het implementatietraject contract- en leveranciersmanagement uit te voeren.

Inzicht in kosten en prestaties

De feitelijke kosten en efficiency van uw faciliteiten zijn af te lezen uit de door de leverancier, periodiek, opgeleverde Service Level Agreement (SLA) rapportages en facturen. In de praktijk blijkt echter dat veel organisaties op dit gebied een groot aantal vragen stellen:

  • We hebben geen inzicht in de feitelijke kosten;
  • We hebben geen inzicht in onze eigen contractuele verplichten en in die van onze leverancier(s);
  • We hebben geen up-to-date SLA;
  • Onze SLA wordt niet gemanaged (rapportage verdwijnt in de la);
  • Onze eigen prestaties en die van onze leverancier(s) worden niet gemeten;
  • Er is geen of beperkte tussentijdse bijsturing.

De inkoopadviseurs van Yellow Way kunnen u ondersteunen bij het verkrijgen van inzicht in de bovenstaande punten en bij het nemen van daarop gebaseerde maatregelen. Hierdoor krijgt u grip op de leveranciersprestatie en op de kosten. Tevens wordt de gebruikerstevredenheid vergroot.

Binnen het contract- en leveranciersmanagement voert Yellow Way verschillende werkzaamheden voor u uit.

Contractbeheer

Goed contractbeheer geeft u de zekerheid dat u krijgt waar u recht op heeft en dat u daar niet teveel voor betaalt. Periodiek wordt de status van relevante contracten beoordeeld:

  • Is er overlap tussen contracten of zijn sommige zaken niet goed afgedekt?
  • Waartoe is de leverancier contractueel verplicht en houdt hij zich hieraan?
  • Wat is de resterende looptijd van het contract?
  • Loont het om het contract open te breken of is het verstandig om te verlengen?

Factuurcontrole

Afhankelijk van de aard van uw contracten ontvangt u periodiek facturen betreffende de afgenomen producten en/of dienstverlening. In de praktijk blijkt dat deze facturen vaak niet op juistheid worden gecontroleerd. Dit omdat het vaak moeilijk is om onderliggende data beschikbaar te krijgen en vaak niet bekend is welke kosten volgens het contract gefactureerd mogen worden. Regelmatige controle van ontvangen facturen en goede kennis van de contractuele voorwaarden zorgen ervoor dat u alleen de kosten betaalt waartoe u contractueel verplicht bent en dat die kosten overeenkomen met het daadwerkelijke verbruik.

Storingsrapportages

Afhankelijk van het contract ontvangt u periodiek, van de leverancier, storingsrapportages en rapportages over onder andere de bereikte beschikbaarheidsgraad van de afgenomen diensten en/of producten. Regelmatige controle en analyse van deze gegevens kan zeer nuttige informatie opleveren.

Rapportages

De gegevens uit de door de leverancier gegenereerde rapportages worden door Yellow Way periodiek geanalyseerd, gecontroleerd en verwerkt in een managementrapportage. Wij geven op basis van de gegevens pro-actief advies om tot een optimale dienstverlening met de leverancier te komen en communiceren dit namens u door aan de leverancier.

Yellow Way kan u op het gebied van contract- en leveranciersmanagement het volgende bieden:

  • Scan contractbeheersituatie;
  • Opleiding contractmanagement;
  • Inrichting contractbeheer;
  • Inrichting contractmanagement;
  • Seminar contractmanagement;
  • Uitbesteden contractbeheer.

Deel dit opShare on LinkedInTweet about this on TwitterShare on Facebook